PROCUREMENT MANAGEMENT

Procurement Planning & Vendor Management

Strategic Sourcing & Supplier Excellence

Document Control

Field	Value
Project Name
Procurement Period
Version
Prepared By

1. Procurement Requirements

Procurement Items List

#	Item Name	Category	Quantity	Unit	Est. Unit Price	Technical Specs	Action
1

2. Procurement Strategy

Strategy Element	Details
Procurement Approach
Make-or-Buy Analysis
Sourcing Strategy
Contract Type

3. Vendor Selection

Vendor Evaluation Matrix

Vendor Name	Technical (40%)	Commercial (35%)	Management (25%)	Total Score	Status	Action

4. Procurement Process

Procurement Timeline

#	Activity	Start Date	End Date	Duration (Days)	Responsible	Action
1

Approval Process

Level	Approver	Threshold	Authority	Action
1

5. Contract Management

Contract Register

Contract ID	Vendor	Contract Value	Start Date	End Date	Status	Owner	Action

Service Level Agreements (SLA)

SLA Metric	Target	Actual	Status	Notes	Action

6. Vendor Management

Vendor Performance Scorecard

Vendor Name	Quality	Delivery	Cost	Service	Compliance	Total	Rating	Action

7. Procurement Budget

Budget Summary

Category	Budgeted	Actual	Variance	Status
Goods
Services
Works

Payment Schedule

Payment #	Vendor	Amount	Due Date	Payment Date	Status	Action

8. Risk Management

Procurement Risks

#	Risk Description	Probability	Impact	Risk Level	Mitigation Action	Action
1

9. Compliance & Governance

Procurement Policies

#	Policy Name	Compliance Status	Notes	Action
1

10. Reporting & Monitoring

Procurement Dashboard Metrics

Metric	Target	Actual	Variance	Status	Action

Cosmetics Inventory Management

Bảng Quản lý Tồn kho Mỹ phẩm

Product Information / Thông tin Sản phẩm								Inventory Quantities / Số lượng Tồn kho								Valuation / Định giá					Location & Status / Vị trí & Trạng thái				Cosmetics-Specific / Đặc thù Mỹ phẩm						Inventory Metrics / Chỉ số Tồn kho
SKU Code Mã SKU	Product Name Tên sản phẩm	Category Danh mục	Brand Thương hiệu	Batch/Lot Số lô	Mfg Date Ngày SX	Expiry Date Hạn SD	Shelf Life Thời hạn	Opening Stock Tồn đầu kỳ	Purchases Nhập	Sales Xuất	Returns Trả lại	Damaged Hư hỏng	Closing Stock Tồn cuối	Reorder Point Điểm đặt lại	Safety Stock Tồn an toàn	Unit Cost Giá vốn	Total Cost Tổng vốn	Retail Price Giá bán	Total Value Tổng giá trị	Markup % % Lãi	Location Vị trí	Storage Bảo quản	Stock Status Trạng thái	Movement Luân chuyển	Ingredient Thành phần	Skin Type Loại da	Size/Volume Dung tích	Packaging Bao bì	Compliance Tuân thủ	Testing Kiểm nghiệm	Days to Expiry Ngày đến hạn	Turnover Vòng quay	DIO Ngày tồn	Coverage Độ phủ	Aging Tuổi tồn

Glossary Definitions / Định nghĩa Thuật ngữ

A. Product Classification / Phân loại Sản phẩm

Term / Thuật ngữ	Definition / Định nghĩa
Skincare Chăm sóc da	Cleansers, toners, serums, moisturizers, masks, treatments
Makeup Trang điểm	Foundation, concealer, lipstick, eyeshadow, mascara, blush
Haircare Chăm sóc tóc	Shampoo, conditioner, hair treatment, styling products
Fragrance Nước hoa	Perfume, eau de toilette, eau de parfum, body mist
Body Care Chăm sóc cơ thể	Body lotion, scrub, bath products, hand cream

B. Inventory Terms / Thuật ngữ Tồn kho

Term / Thuật ngữ	Definition / Định nghĩa
SKU Stock Keeping Unit	Unique product identifier for inventory tracking
Batch/Lot Number Số lô	Production batch tracking code for quality control and recalls
Shelf Life Thời hạn bảo quản	Period during which product remains usable and effective
Expiry Date Hạn sử dụng	Date after which product should not be used or sold
Reorder Point Điểm đặt hàng lại	Stock level that triggers a new purchase order
Safety Stock Tồn kho an toàn	Buffer inventory maintained to prevent stockouts during demand fluctuations
Dead Stock Hàng tồn chết	Products not selling, often approaching expiry date

C. Valuation Methods / Phương pháp Định giá

Term / Thuật ngữ	Definition / Định nghĩa
FIFO First In First Out	Critical for cosmetics due to expiry dates - oldest stock sold first
Unit Cost Giá vốn đơn vị	Cost per individual item including purchase price and related expenses
Markup % % Đánh giá	Percentage profit margin calculated as (Retail Price - Cost) / Cost × 100
Total Retail Value Tổng giá trị bán lẻ	Closing Stock quantity × Retail Price per unit

D. Storage & Compliance / Bảo quản & Tuân thủ

Term / Thuật ngữ	Definition / Định nghĩa
Cool Storage Bảo quản mát	Temperature range 15-25°C for most cosmetic products
Refrigerated Bảo quản lạnh	Temperature range 2-8°C for certain serums, natural products, and active ingredients
FDA Approved	US Food & Drug Administration compliance for cosmetics safety
EU Compliant	European Union cosmetics regulations (EC) No 1223/2009
ASEAN Cosmetic Directive	Southeast Asia harmonized cosmetics standards
Cruelty-free Không thử nghiệm động vật	Products not tested on animals at any stage of development
Vegan Thuần chay	Products containing no animal-derived ingredients or by-products

E. Stock Status Definitions / Định nghĩa Trạng thái

Term / Thuật ngữ	Definition / Định nghĩa
In Stock Còn hàng	Product available for sale with adequate inventory levels
Low Stock Sắp hết hàng	Inventory below reorder point, requires immediate replenishment
Out of Stock Hết hàng	Zero inventory available, sales cannot be fulfilled
Overstock Tồn kho dư thừa	Excess inventory beyond normal levels, risk of expiry
Fast-Moving Luân chuyển nhanh	High turnover rate, frequent reorder required
Slow-Moving Luân chuyển chậm	Low sales velocity, extended time in inventory
Near Expiry Gần hết hạn	Products within 3-6 months of expiration date requiring clearance

F. Key Formulas / Công thức Quan trọng

Formula / Công thức	Calculation / Cách tính
Closing Stock Tồn cuối kỳ	Closing Stock = Opening Stock + Purchases - Sales - Damaged/Expired + Returns
Inventory Turnover Ratio Tỷ lệ vòng quay	Inventory Turnover = Cost of Goods Sold (COGS) / Average Inventory
Days to Expiry Số ngày đến hạn	Days to Expiry = Expiry Date - Current Date
Days Inventory Outstanding Số ngày tồn kho	DIO = (Average Inventory / COGS) × 365 days
Stock Coverage Độ phủ tồn kho	Stock Coverage (days) = Closing Stock / Average Daily Sales
Markup Percentage % Lãi	Markup % = ((Retail Price - Unit Cost) / Unit Cost) × 100
Total Cost Value Tổng giá vốn	Total Cost = Closing Stock × Unit Cost
Total Retail Value Tổng giá trị bán lẻ	Total Retail Value = Closing Stock × Retail Price